Co w praktyce oznacza aktualność dokumentów składanych w postępowaniu?

Z treści art. 26 ust. 1 i 2 ustawy Pzp wynika, że zamawiający przed udzieleniem zamówienia, wzywa lub może wezwać wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia w wyznaczonym, nie krótszym niż stosownie 10 lub 5 dni, terminie aktualnych na dzień złożenia oświadczeń lub dokumentów potwierdzających okoliczności, o których mowa w art. 25 ust. 1 ustawy Pzp, tj. oświadczeń lub dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub kryteria selekcji, spełnianie przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego oraz brak podstaw wykluczenia.

Ile słów w tych przepisach, tyle problemów interpretacyjnych, co oczywiście nie dziwi praktyka zamówień ani trochę :)

Dziś na tapecie aktualność dokumentów.
Wykonawca składa je bowiem po terminie składania ofert a według ustawowego wymogu mają być one aktualne na dzień złożenia.  

Co powyższe oznacza w praktyce?


Zacznijmy od najważniejszego:

Warunki podmiotowe tj. zarówno warunki udziału w postępowaniu jak i brak podstaw do wykluczenia bezwzględnie muszą być spełnione na dzień składania ofert. To nie koniec. Stan ten ma zostać utrzymany przez cały czas od momentu złożenia oferty aż do momentu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.


Z czego to wynika? Bezpośrednio z przepisów:)

·       Zgodnie z art. 24 ust. 1 pkt 12 ustawy Pzp, wykluczeniu podlega wykonawca, który nie wykazał spełniania warunków udziału w postępowaniu lub nie został zaproszony do negocjacji lub złożenia ofert wstępnych albo ofert, lub nie wykazał braku podstaw wykluczenia.

·       Zgodnie natomiast z art. 24 ust. 12 tej ustawy, Zamawiający może wykluczyć wykonawcę na każdym etapie postępowania o udzielenie zamówienia.

·       Co więcej, w myśl art. 145a ustawy Pzp Zamawiający może rozwiązać umowę, jeżeli wykonawca w chwili zawarcia umowy podlegał wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy Pzp (zwróć tu jednak uwagę, żę sankcja w postaci rozwiązania umowy grozi tylko wówczas, gdy w dacie jej podpisywania miały zastosowanie OBLIGATORYJNE przesłanki wykluczenia).

Narzędziem do weryfikacji jest art. 26 ust. 2f ustawy Pzp.  

Dla podsumowania wątku, wyrok KIO z dnia 30 kwietnia 2019 r., o sygn. KIO 685/19 "Posiadanie przez wykonawcę właściwej sytuacji podmiotowej weryfikuje się na początku postępowania, poprzez oświadczenie wstępne (art. 25a ust. 1 pkt 1 p.z.p.), zaś żąda się dowodów ją potwierdzających, aktualnych na dzień złożenia (art. 26 ust. 1 p.z.p.), nadto na każdym etapie postępowania zamawiający ma prawo wymagać zaktualizowanych dokumentów i oświadczeń (art. 26 ust. 2f p.z.p.)".


Odrębną kwestią są dokumenty potwierdzające sytuację podmiotową wykonawcy.

Najpierw jest wstępne oświadczenie wykonawcy, w postępowaniach unijnych składane na formularzu JEDZ. Bezwzględnie ma być ono aktualne na dzień składania ofert (PRAWDZIWE).

Składając oświadczenie wykonawca potwierdza, że nie podlega wykluczeniu w sposób opisany w art. 24. Przykładowo, wykonawca będący osobą fizyczną, potwierdza, że nie został prawomocnie skazano za przestępstwo skarbowe, a jeżeli był, to dzień składania ofert przypada nie wcześniej niż  5 lat od dnia uprawomocnienia się wyroku, chyba że w tym wyroku został określony inny okres wykluczenia.
(spójrz na art. 24 ust. 1 pkt 13 oraz ust. 7 pkt 1 ustawy Pzp.

Wiem....choć przerobiłam regulację, wciąż nie jest łatwe w odbiorze:)

Na szczęście dla zamawiających, to wykonawca w toku przygotowania oferty powinien dołożyć starań żeby sprawdzić czy wykluczeniu podlega czy nie, co następnie oświadczy zamawiającemu w trybie art. 25a ust. 1 ustawy Pzp.


Aby jednak nie było tak trudno wykonawcom, pochylam się chwilę nad nimi i tłumaczę jak sprawdzić czy podlegają wykluczeniu na prostym przykładzie (TUTAJ).

Wracamy do meritum. Jaki dokument jest zatem „aktualny”.

1)     Przede wszystkim potwierdzający stan istniejący w dniu jego złożenia.

Czyli, że co tak po polsku? Powiedźmy, że po upływie terminu składania ofert okazało się, że podlegasz wykluczeniu. Powiedźmy, że we władzach zamawiającego, którego oferta została najwyżej oceniona, zaszły zmiany personalne. Dokumentem aktualnym nie są wówczas KRK właściwe dla składu osobowego z terminu składania ofert. Dokumenty aktualne dotyczą tych osób, które urzędują w dniu składania dokumentów.

·       Mamy zatem wezwanie z art. 26 ust. 1 ustawy Pzp z dnia 5 stycznia z terminem na 20 stycznia.

·       Zmiana składu nastąpiła dnia 15 stycznia. Od tego dnia składasz dokumenty dotyczące nowego składu. Wcześniej dotyczące starego.

·       Jak zamawiający się zorientuje, że coś się zmieniło, może ponowić wezwanie z art. 26 ust. 2f ustawy Pzp.  

2)     Termin jego wystawienia mieści się w ramach czasowych wynikających z rozporządzenia w sprawie dokumentów, (np. 3 miesiące, 6 miesięcy przed dniem składania ofert stosownie do konkretnego dokumentu), aż do daty jego złożenia.

Dolna granica aktualności dokumentów wskazana jako maksymalny okres wystawienia dokumentu przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu:

·       Informacja z Krajowego Rejestru Karnego – 6 miesięcy

·       Zaświadczenie właściwego naczelnika urzędu skarbowego – 3 miesiące

·       Zaświadczenie właściwej terenowej jednostki organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego – 3 miesiące

·       Informacja banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej potwierdzająca wysokość posiadanych środków finansowych lub zdolność kredytową wykonawcy – 1 miesiąc

·       Referencje bądź inne dokumenty potwierdzające należyte wykonywanie świadczeń okresowych lub ciągłych, jeżeli w terminie składania ofert/wniosków, są dalej wykonywane – 3 miesiące

Tym samym, zamawiający dopuszcza zarówno złożenie dokumentów potwierdzających, wystawionych z datą późniejszą niżeli termin składania ofert, jak i tych opatrzonych datą sprzed dnia otwarcia ofert, jeżeli stan faktyczny stwierdzony tym dokumentem pozostaje aktualny w dniu jego złożenia. 

Zgodnie z wyrokiem KIO z dnia 19 grudnia 2016 roku, o sygnaturze KIO 2270/16 „Nowelizacja ustawy, która weszła w życie 28 lipca 2016 r. pozwala wykonawcom na wykazywanie spełniania warunków udziału w postępowaniu lub braku podstaw do wykluczenia z postępowania na datę późniejszą, niż dzień, w którym upływa termin składania ofert”.

No i trochę niejasny ale zawsze, wyrok KIO z dnia 1 marca 2018 r., o sygn. KIO 280/18 „W aktualnym stanie prawnym nie ma zobowiązania do przedstawiania dokumentów dotyczących braku podstaw do wykluczenia (w tym m.in. informacji z KRK) z datą sprzed składania ofert lub nawet z datą po składaniu ofert ale z wprost określonym stanem faktycznym dotyczącym daty składania ofert. Wystarczające jest obecnie przedstawienie aktualnego na dzień złożenia dokumentu z datą po dniu składania wniosków, z poświadczeniem stanu faktycznego na dzień wystawienia dokumentu, o ile zachowuje on swą aktualność na dzień składania wniosków (tu ofert) rozumianą jako brak sprzeczności treściowej z oświadczeniem składanym wstępnie w ramach JEDZ”.

I raz jeszcze ….warunki muszą być spełnione w dniu składania ofert! Nie ma opcji powoływania się w wykazie wykonanych robót budowlanych, na te, które zostały zakończone po upływie terminu składania ofert. Nie ma opcji powoływania się na polisę OC nabytą na okoliczność bycia najwyżej ocenionym. Owszem…referencje mogą być wystawione po terminie składania, inne dokumenty także, ale mają potwierdzać stan sprzed upływu terminu składania ofert.

Ładnie to ujął skład orzekający KIO w uchwale z dnia 2 kwietnia 2019 r.KIO/KD 20/19 „W tzw. procedurze odwróconej dokumenty składane na wezwanie po upływie terminu składania ofert muszą być aktualne co do daty ich wystawienia, a przede wszystkim co do daty potwierdzającej spełnianie warunków udziału wykonawcy w postępowaniu. W żadnym okresie obowiązywania p.z.p. nie występowały przyzwolenia na potwierdzanie spełniania wymagań dokumentami stwierdzającymi stan faktyczny powstały (nabycie praw) po upływie terminu składania ofert. Okoliczności takie stanowią o naruszeniu przepisów stanowiących o obowiązku zamawiającego wykluczenia wykonawcy z postępowania, odrzucenia oferty wykonawcy, stanowią o rażącym naruszeniu zasady zapewnienia uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców”.

I jeszcze równie ładnie KIO w wyroku z dnia 30 kwietnia 2019 r., sygn. KIO 685/19 „Nie można zgodzić się na premiowanie zachowania wykonawcy, któremu "udało się" kupić polisę po wystosowaniu do niego wezwania do złożenia dokumentów i nie ma podstaw do odebrania zamawiającemu ustawowego uprawnienia wykluczenia wykonawcy, który nie daje rękojmi należytego wykonania zamówienia, tylko dlatego, że akurat wtedy, kiedy wykonawca nie miał polisy, to zamawiający go nie wezwał do jej przedstawienia. Przeciwny wniosek prowadziłby do absurdalnego rezultatu, gdzie możliwość wykluczenia wykonawcy byłaby zdarzeniem losowym i dochodziłoby do premiowania próby takiego kształtowania sytuacji prawnej wykonawców, które zmierzałyby do - możliwie najniższym kosztem - pozyskiwania dokumentów nominalnie świadczących o spełnieniu danego warunku. W istocie jednak takie dokumenty (np. "polisa na tydzień") niczego by nie potwierdzały”.

Pamiętaj….składaj zgodne z prawdą, aktualne oświadczenia. Tu nie ma wymówek – jesteś profesjonalistą, a od profesjonalisty wymaga się profesjonalnego podejścia. Jeżeli poświadczysz nieprawdę to licz się z konsekwencjami z art. 24 ust. 1 pkt 16 lub 17 ustawy Pzp.

Proste? Proste