Uwaga! Rozpoczynamy tworzenie planów postępowań o udzielenie zamówienia na 2020 rok!

Rozpoczął się grudzień, a zatem wybił ostatni dzwonek na rozpoczęcie planowania zamówień, które zamierzamy udzielić w kolejnym roku budżetowym. Aby sprawnie przejść przez ten proces, powinieneś zrozumieć jedną rzecz....plan to nie tylko narzędzie do obowiązku ustawowego, spoczywającego na zamawiającym w myśl art. 13a ustawy Pzp. Plan to coś więcej. Pozwala on nie tylko na racjonalne zarządzanie posiadanymi zasobami, efektywne wydatkowanie środków publicznych ale również minimalizuje ryzyko niewłaściwego udzielania zamówień tj. naruszenia dyscypliny finansów publicznych.  Wiedza o potrzebach zamawiającego pozwala nie tylko na prawidłowe oszacowanie wartości zamówienia i dobór właściwej procedury, ale również daje możliwość takiego zaplanowania działań, które umożliwi przygotowanie procedury zmierzającej do wyłonienia wykonawcy, jej wszczęcie oraz zlecenie realizacji (podpisanie umowy), w odpowiednim czasie.

Tym samym, postaraj się o nim pomyśleć jak o swoim sprzymierzeńcu w walce o zgodność działań zamówieniowych w całym przyszłym roku......im bardziej rzetelnie i starannie przygotowany, im więcej trudu wniesiesz w jego stworzenie, tym spokojniejszy o "zamówieniowe sprawy" będziesz w przyszłym roku. Postaraj się zatem, bo warto :)

Zacznijmy od samej regulacji:

Zgodnie z art. 13a ustawy Pzp:

„1. Zamawiający, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 1 i 2, oraz ich związki, nie później niż 30 dni od dnia przyjęcia budżetu lub planu finansowego przez uprawniony organ, sporządzają plany postępowań o udzielenie zamówień, jakie przewidują przeprowadzić w danym roku finansowym oraz zamieszczają je na stronie internetowej.

2. Plan postępowań o udzielenie zamówień zawiera w szczególności informacje dotyczące:

1)przedmiotu zamówienia;

2)rodzaju zamówienia według podziału na zamówienia na roboty budowlane, dostawy lub usługi;

3)przewidywanego trybu lub innej procedury udzielenia zamówienia;

4)orientacyjnej wartości zamówienia;

5)przewidywanego terminu wszczęcia postępowania w ujęciu kwartalnym lub miesięcznym.

3. Zamawiający, inni niż wymienieni w ust. 1, mogą zamieszczać na stronie internetowej plany postępowań o udzielenie zamówień.

4. Zamawiający mogą nie zamieszczać na stronie internetowej informacji o postępowaniach o udzielenie zamówień, jeżeli wymaga tego ochrona informacji niejawnych”.

Należy zadać następujące pytania: kto, co, kiedy i w jaki sposób ma zrobić by wypełnić ww. obowiązek ustawowy.

KTO?

Dyspozycja art. 13a ust. 1 ustawy Pzp, nie dotyczy wszystkich zamawiających. Zobowiązanymi są wyłącznie jednostki sektora finansów publicznych oraz inne niż jednostki sektora finansów publicznych, państwowe jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, a także związki wymienionych podmiotów.  Zamawiający Ci, zwolnieni są z przedmiotowego obowiązku tylko i wyłącznie w sytuacji gdy na podstawie przyjętego budżetu lub planu finansowego, nie przewidują udzielania zamówień, do których zastosowanie znajdują przepisy ustawy Pzp.

Każdy zamawiający dobrze wie, w jakiej kategorii jest sklasyfikowany, a zatem z ustaleniem istnienia obowiązku nie powinno być problemu.

Co z pozostałymi zamawiającymi? No cóż....niby nic nie muszą, ale jakby powinni, choćby dla własnego bezpieczeństwa. Planowanie zamówień to skuteczne narzędzie zwalczania naruszeń art. 32 ust. 4 ustawy Pzp. Ten przepis dotyczy wszystkich zamawiających. Jeżeli zatem jesteś ryzykantem ....śmiało...nie tworząc planu nie naruszysz wspomnianego art. 13a ustawy Pzp. Ryzykujesz jednak czymś znacznie gorszym....dokonaniem nieuprawnionego podziału zamówienia na części. A zatem...nie radzę. Zamawiający niezobowiązani do przygotowania i opublikowania rocznego planu, mogą plan tylko przygotować lub przygotować i opublikować, nie wiąże ich żaden termin, a przygotowany dobrowolnie plan nie musi spełniać wymogów ustawowych co do minimalnej treści.

CO?

Zamawiający jest zobligowany wyłącznie do sporządzenia planu postępowań o udzielenie zamówień.

Rzeczony plan dotyczy zatem wyłącznie zamówień, w odniesieniu do których realizuje się obowiązek stosowania przepisów ustawy Pzp. Zamawiający nie są zobowiązani do uwzględnienia w planach postępowań zamówień, których wartość nie przekracza równowartości kwoty 30 000 euro, jak również zamówień wyłączonych spod obowiązku stosowania przepisów ustawy Pzp na podstawie art. 4 ustawy Pzp oraz innych przepisów szczególnych.

Czy jednak regulacja ta zwalnia nas z obowiązku planowania wszystkich zamówień? Zdecydowanie nie! Plan zamówień to baza do sporządzenia planu postępowań. Jak niby w oderwaniu od informacji o wszystkich zamierzeniach zakupowych, móc jednoznacznie ocenić czy nie wpadamy w pułapkę art. 32 ust. 4 ustawy Pzp. Wszyscy zwolennicy głoszenia teorii o brak obowiązku tworzenia globalnego planu zamówień, w szczególności Szkoleniowcy, którzy są łaskawi pakować takie bzdury do głów początkujących praktyków, powinni wziąć odpowiedzialność za przeprowadzony przez nich proces planowania. Niejednokrotnie byłam świadkiem tego, jak niedoświadczony zamawiacz wracał z jednego z takich zacnych szkoleń a na ustach miał stwierdzenie....nie muszę, mam dużo innej roboty, nie robię. Zgroza. Drodzy....róbmy plany z głową....najpierw plan zamówień, a na bazie zawartych w nim informacji, plan postępowań. Nie ma tu drogi na skróty. Inaczej zrobić tego rzetelnie się nie da.
Planu zamówień nie musisz publikować, nie musi on odpowiadać jakimś z góry ustalonym standardom. Wystarczy, żebyś na jego podstawie mógł ustalić czy kilka małych zamówień nie podlega sumowaniu w skali roku. Tylko tyle i aż tyle.

Plan powinien zawierać informacje o postępowaniach, które zamawiający zamierza wszcząć w danym roku finansowym, do którego odnosi się dokument, niezależnie od tego czy w tym samym roku planowane jest podpisanie umowy czy wydatkowanie środków. Ważna jest data planowanego wszczęcia.

Minimalna zawartość planu obejmuje:

1.     określenie przedmiotu zamówienia;

Wystarczy zarys, czasem nawet sama nazwa o ile odbiorca planu będzie miał możliwość identyfikacji przedmiotu, wielkości i zakresu planowanego zamówienia i weryfikacji czy przedmiot zamówienia mieści się w zakresie prowadzonej przez niego działalności,

2.     rodzaju zamówienia według podziału na zamówienia na roboty budowlane, dostawy lub usługi;

3.     przewidywanego trybu lub innej procedury udzielenia zamówienia;

Zamawiający wskazuje czy postępowania objęte planem zostaną przeprowadzone w trybie przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego, negocjacji z ogłoszeniem, dialogu konkurencyjnego, negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki, zapytania o cenę, partnerstwa innowacyjnego, licytacji elektronicznej, czy też w oparciu o procedurę umowy ramowej, dynamicznego systemu zakupu, konkursu, czy procedurę udzielenia zamówień, których przedmiotem są usługi społeczne lub inne szczególne usługi.

4.     orientacyjnej wartości zamówienia;

Kwota wskazana w planie powinna udzielać odpowiedzi na dwa pytania: o zakres planowanego zamówienia oraz o to, czy w określonym przypadku zamawiający będzie prowadził postępowanie z zastosowaniem procedury krajowej (uproszczonej) czy unijnej (podstawowej),

5.     przewidywanego terminu wszczęcia postępowania w ujęciu kwartalnym lub miesięcznym.

 Ustawodawca wymaga od zamawiającego wskazania w planie wyłącznie orientacyjnej daty wszczęcia postępowania w perspektywie miesięcznej lub kwartalnej. Decyzja dotycząca poziomu szczegółowości informacji zawartych w planie została jednak scedowana na zamawiającego. 

KIEDY?

maks 30 dni od dnia przyjęcia budżetu lub planu finansowego przez uprawniony organ. Ostatni dzień ustalamy w następujący sposób: nie liczymy dnia, w którym budżet lub plan finansowy został przyjęty przez odpowiedni organ, a jeżeli koniec 30-dniowego terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin upływa dnia następnego po dniu lub dniach wolnych od pracy.

Upływ obliczonego w ten sposób, 30-dniowego terminu oznacza, że plan postępowań, powinien być nie tylko przygotowany ale i opublikowany na stronie internetowej.

W JAKI SPOSÓB?

Poza sporządzeniem planu, do obowiązków zamawiających należy również jego upublicznienie. Czynność ta służyć ma zapewne realizacji zasady jawności i przejrzystości działań zamawiającego zarówno na etapie przygotowania, jak i prowadzenia postępowania. Opublikowany plan umożliwi wykonawcom przygotowanie się do postępowań z wyprzedzeniem, poprzez optymalną organizację działań i odpowiednią alokację posiadanych zasobów.
Opublikuj zatem plan na swojej stronie internetowej. 

I tyle. Zostaje realizacja. Acha....pamiętaj, że treść planu przygotowanego na podstawie art. 13a ustawy Pzp, nie jest wiążąca dla zamawiających. Jeżeli zamawiający uzna za zasadną zmianę zakresu zamówienia, a zmiana ta wpłynie na to, że szacunkowa wartość zamówienia nie będzie „pozostawała w związku” z jego orientacyjną wartością, zmianie ulegnie tryb lub procedura, z zastosowaniem której będzie miał nastąpić wybór wykonawcy, nie będzie to rodziło obowiązku wprowadzenia zmian do przygotowanego na początku roku planu postępowań. Zamawiający może nie tylko odstąpić od poszczególnych zapisów planu, ale również od przeprowadzenia zaplanowanego postępowania o udzielenie zamówienia w ogóle.

 BRAK KARY ZA NARUSZENIE 

Warto również dodać, że choć art. 13a ustawy Pzp kreuje obowiązek, z którego obszerne grono zamawiających musi się wywiązać, to ani przepisy ustawy Pzp, ani przepisy ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, nie nakładają na zamawiających żadnych sankcji zarówno za niesporządzenie i niezamieszczenie planu, niezamieszczenie planu, jak i za zamieszczenie planu, który nie będzie spełniał wymogów, o których mowa w art. 13a ustawy Pzp. Czynności zamawiających związane ze sporządzeniem planów, nie mogą zostać również zakwestionowane przez wykonawców w drodze środków ochrony prawnej .  

Przekazywanie wstępnych ogłoszeń informacyjnych o planowanych zamówieniach o dużej wartości.

Planując roczne zamówienia, zamawiający jest upoważniony do przekazania Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej lub do zamieszczenia na stronie internetowej w miejscu wyodrębnionym dla zamówień (profil nabywcy), wstępnego ogłoszenia informacyjnego o planowanych w terminie następnych 12 miesięcy zamówieniach lub umowach ramowych,, których wartość jest znaczna tj. jest równa lub przekracza kwoty określone na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy Pzp (art. 13 ustawy Pzp). Skorzystanie z instytucji, o której mowa, jest w pełni dobrowolne, ale warto zasygnalizować, że przesłanie lub publikacja wstępnego ogłoszenia informacyjnego pozwoli zamawiającemu m.in. na skrócenie terminu składania ofert (art. 43 ust. 2b pkt 1, art. 52 ust. 3 ustawy Pzp), z zastrzeżeniem, że warunkiem skorzystania z tego uprawnienia jest to, aby wstępne ogłoszenie informacyjne zawierało wszystkie informacje wymagane dla ogłoszenia o zamówieniu w zakresie, w jakim były one dostępne w chwili publikacji wstępnego ogłoszenia informacyjnego, i zostało zamieszczone w profilu nabywcy na co najmniej 35 dni i nie więcej niż 12 miesięcy przed dniem przekazania ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej. 

Zobacz jakie to proste:) Powodzenia. W razie wątpliwości, polecam się :)

Beztytuupng