Zamówienia do 30 000 Euro

Na wstępie należy raz na zawsze ustalić - każde dokonanie wydatku ze środków publicznych w sposób niezgodny z wytycznymi zawartymi w ustawie o finansach publicznych (ufp), może stanowić naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Pisząc "każde" mam na myśli wydatkowanie środków publicznych niezależnie od ich wysokości. Ile razy słyszałam na szkoleniach/ w trakcie relacjonowania szkoleń, że wydatki do 30 000 euro, jako, że sposób ich ponoszenia nie musi odpowiadać wytycznym z ustawy Pzp, nie podlegają dyscyplinie finansów publicznych.
Zawsze wówczas zastanawiałam się:
a) kto dopuścił do głosu takiego pseudo szkoleniowca,
b) po co zatem regulacja z art. 44 ufp
c) czy nikomu nie wydaje się dziwne prawne zezwolenie na zakup rzeczy X, której cena rynkowa to Y, za cenę 3Y byle łącznie nie przekroczyło 30 000 euro,

d) czy art. 11 ust. 1 ustawy  o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, w brzmieniu "Naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest dokonanie wydatku ze środków publicznych bez upoważnienia określonego ustawą budżetową, uchwałą budżetową lub planem finansowym albo z przekroczeniem zakresu tego upoważnienia lub z naruszeniem przepisów dotyczących dokonywania poszczególnych rodzajów wydatków (np. art. 44 ufp), jest zbyt skomplikowany w odbiorze?

Drodzy....wydatki ponoszone na finansowanie zamówień do 30 000 euro powinny być dokonywane:
  • celowy (poniesienie wydatku jest niezbędne do wykonania zadania publicznego),
  • oszczędny (obniżenie kosztów przy jednoczesnym zachowaniu pożądanej jakości),
  • skuteczny (optymalny dobór środków i metod do realizacji konkretnego celu),
  • efektywny (uzyskanie najlepszych wyników w związku z ponoszonymi nakładami),
  • w sposób umożliwiający terminową realizację zadań,
  • w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

Tym samym, przy udzielaniu zamówień publicznych o małej wartości należy wystrzegać się dokonywania wyboru wykonawcy w oderwaniu od sytuacji rynkowej oraz bez dokonania bilansu między poniesionym nakładem finansowym a otrzymanym świadczeniem. Takie wydatkowanie środków publicznych może zostać uznane za niecelowe, nieoszczędne i nieefektywne. Zamawiający będzie zatem zobowiązany do wyboru takiej ścieżki procedowania, która umożliwi mu osiągnięcie adekwatnego do poniesionych nakładów świadczenia. W dużym uproszczeniu można przyjąć, że zamawiający, który udziela zamówienia publicznego o wartości nieprzekraczającej 30 000 Euro, zobowiązany jest do podjęcia takich „działań zakupowych”, których efektem będzie uzyskanie przez zamawiającego dokładnie takiego świadczenia jakiego oczekuje za cenę konkurencyjną.

Dokonywanie wydatków publicznych, których wartość nie przekracza 30 000 Euro, odbywa się jednak w znacznie mniej sformalizowany sposób w stosunku do wydatków przekraczających tę kwotę.

Doskonałym sposobem zapewnienia by wydatkowanie środków publicznych odbywało się z poszanowaniem zasad wskazanych powyżej, jest wprowadzenie Regulaminu udzielania zamówień o małej wartości tj. o wartości nieprzekraczającej 30 000 Euro. Choć żaden z przepisów ustawy Pzp nie nakłada na zamawiających obowiązku stosowania stałych i wewnętrznie przyjętych procedur, należy uznać, że takie postępowanie minimalizuje ryzyko pojawienie się zarzutu dotyczącego niejasnych kryteriów wyboru wykonawcy. W mojej ocenie, w celu wykazania, że wydatek został poniesiony w sposób racjonalny, oszczędny, efektywny i celowy, zamawiający może dokonać samodzielnego rozeznania rynku lub upublicznić informację o zamówieniu w celu otrzymania ofert od zainteresowanych wykonawców. Z całą pewnością Regulamin powinien uzależniać obowiązek zastosowania konkretnych procedur od wartości zamówienia, w taki sposób, by wyższa wartość skutkowała pojawieniem się obowiązku zastosowania bardziej rygorystyczne procedury.

UWAGA! Zamawiający, który udziela zamówienia publicznego o wartości nieprzekraczającej 30 000 Euro, może dobrowolnie stosować procedury opisane w ustawie Pzp, z tym zastrzeżeniem, że dobrowolne zastosowanie procedur nie powoduje pojawienia się po stronie wykonawcy jakichkolwiek roszczeń w tym względzie. Obrazowo rzecz ujmując można wskazać, że w takiej sytuacji, wykonawcy nie przysługują środki ochrony prawnej wobec czynności zamawiających podjętych z naruszeniem przepisów ustawy Pzp.

Reasumując, w celu zapewnienia mechanizmu gwarantującego, że wydatkowanie środków publicznych będzie odbywało się zgodnie z wytycznymi zawartymi w art., 44 ust. 3 ustawy Pzp, zalecane jest wprowadzenie wewnętrznego Regulaminu udzielania zamówień o małej wartości. Przy podejmowaniu tej czynności, zamawiający może korzystać ze wzoru Regulaminu opublikowanego na stronie Urzędu Zamówień Publicznych, z zastrzeżeniem, że powinien być on dostosowany do potrzeb konkretnego zamawiającego. Jeżeli masz zamiar talowy dokument wprowadzić do stosowania w swojej instytucji, a nie wiesz jak temat ten "ugryźć", zapraszam do kontaktu :) Porozmawiamy o potrzebach, sporządzę ofertę i szybciutko nowy regulamin zostanie napisany i wdrożony. Jeśli będzie taka potrzeba, przeszkolę również pracowników, którzy będą w praktyce mierzyć się z zapisami Regulaminu.

W procesie tworzenia tego dokumentu, należy mieć w szczególności na uwadze, że prawidłowość wydatkowania środków publicznych, może zostać każdorazowo zakwestionowana, jeżeli nie zostanie zachowana pewna logiczna kolejność podejmowanych czynności proceduralnych, tj.

  • Opis przedmiotu zamówienia rozumiany jako spis wymogów zamawiającego co do zakresu i sposobu realizacji zamówienia, 
  • Szacowanie wartości zamówienia rozumiane jako weryfikacja poziomu aktualnych cen rynkowych za realizację określonego w opisie świadczenia.

Warto w tym miejscu podkreślić, że niewystarczające będzie tutaj odniesienie się do zabezpieczonych w budżecie środków albo do ceny oferowanej przez jednego wykonawcę bez zestawienia jej wielkości z sytuacją rynkową (cenami oferowanymi przez konkurencję).

  •  Zaproszenie do negocjacji/złożenia ofert wybranego/wybranych wykonawców dających rękojmię należytej realizacji zamówienia albo upublicznienie informacji o planowanym zamówieniu, tak by wszyscy zainteresowani wykonawcy mogli wziąć w nim udział.
  • Negocjacje, wybór oferty i podpisanie umowy.

Obrazowo rzecz ujmując, za niedopuszczalne należy uznać zawieranie umów finansowanych ze środków publicznych, których przedmiot i zakres nie został ustalony przed wszczęciem procedury i jest negocjowany z jednym wykonawcą (opis nie znajduje uzasadnienia w potrzebach zamawiającego, a jej dostosowywany do możliwości i chęci konkretnego wykonawcy) lub których wartość została ustalona wyłącznie w oparciu o możliwości finansowe zamawiającego lub oczekiwania wykonawcy, bez porównania z cenami rynkowymi zamawianych świadczeń.

Zgodnie z art. 4 pkt 8 ustawy Pzp, do zamówień, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 Euro, nie stosuje się jej zapisów. Zamawiający, który udziela zamówienia publicznego o wartości równej lub mniejszej niż 30 000 Euro, nie jest zatem zobowiązany do respektowania zarówno zasad opisywania przedmiotu zamówienia (art. 29-31 ustawy Pzp), jak i zasad szacowania jego wartości (art. 32-35 ustawy Pzp).

Niezależnie jednak od powyższego, w związku z licznymi i dotkliwymi konsekwencjami związanymi z pojawieniem się zarzutu nienależytego oszacowania wartości zamówienia, zalecane jest posiłkowanie się regulacjami z art. 32-35 ustawy Pzp w celu jednoznacznego ustalenia istnienia lub braku istnienia obowiązku stosowania tejże ustawy.